Oggi approfondiremo un aspetto particolarmente importante per le cliniche e gli studi dentistici, ovvero andremo a capire se l’agenda è performante e se si sta facendo tutto il possibile per semplificare le attività di front-office della segreteria.
Sostanzialmente noi gestiamo un’agenda con un codice colore particolare, non basato sulla prestazione clinica che si va ad effettuare al paziente, bensì basato sulla situazione contabile del paziente.
Per offrire una panoramica generale di come funziona un’agenda con codice colore, per capire se anche la tua agenda è performante e come poterla sviluppare al meglio, possiamo dire che:
il colore verde comprende le prime visite, dunque i nuovi pazienti che si rivolgono per la prima volta alla tua clinica
il colore blu si riferisce invece ai pazienti che hanno pagato anticipatamente.
il colore arancione riguarda quei pazienti che durante quella determinata seduta devono pagare.
il colore giallo riguarda i pazienti che stanno seguendo un piano di pagamento rateale e che lo stanno rispettando.
Il colore rosso indica quei pazienti che non hanno saldato le prestazioni effettuate o che non stanno rispettando lo scadenzario di pagamento.
In questo modo la segreteria che si occupa del front-office ha a colpo d’occhio una chiara visione di quello che dovrà andare a chiedere o meno a paziente.
Una volta chiarito questo aspetto, occorre evidenziare che non basta sapere la situazione economica dei pazienti, un aspetto altrettanto importante per rendere l’agenda più performante riguarda l’appuntamento. Nello specifico è importante capire se gli appuntamenti fissati per ciascun paziente vengono o meno confermati.
A questo proposito, il nostro suggerimento è quello di confermare gli appuntamenti di ogni paziente seguendo la cosiddetta tecnica del doppio richiamo.
L’adozione di questa tipologia di tecnica è davvero molto semplice e veloce, in quanto può essere svolta in modo completamente automatizzato attraverso l’utilizzo di un CRM, ovvero di un software che si occupa della conferma automatica dei richiami mediante messaggi e comunicazioni invitate sotto forma di messaggio WhatsApp.
A questo punto, una volta confermato l’appuntamento da parte del paziente, non bisognerà fare altro che inserire in agenda una piccola dicitura per rendere chiaro alla segreteria se il paziente deve o meno pagare, ma anche se ha già confermato o meno l’appuntamento.
Es: appuntamento confermato in data: 01/04/2023 e 06/04/23
Questo perché nei casi in cui il cliente non abbia risposto al messaggio di richiamo, dovrà essere richiamato da parte del front-office, al fine di capire se l’appuntamento sarà effettivamente confermato oppure se è annullato.
Si tratta di un metodo davvero molto facile da applicare, che non richiede perdite di tempo, ma che al contempo permette di ridurre al minimo il rischio di appuntamenti cancellati il giorno stesso e che difficilmente potrebbero essere rimpiazzati da altri pazienti.
Al contempo, attraverso questa tecnica dell’agenza con codice colore, anche la situazione economica del paziente sarà molto più gestibile e controllata in tempo reale.
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