Migliorare produttività studio dentistico
Per migliorare la produttività dello studio dentistico devi stabilire figure professionali e ruoli. Scopri come potenziare il front office.
Migliorare la produttività di uno studio dentistico con il front office
È venuto il momento di scoprire come migliorare la produttività del tuo studio dentistico con il front office.
Cosa ti sei messo in proprio a fare se lavori a cottimo, con margini bassissimi e ansia da spese?
La produttività, l’abbiamo capito, è l’articolazione del tuo business, l’elemento cardine che ne fa muovere altri, che ti da la possibilità di espanderti e migliorare le tue possibilità di guadagno.
Appurato che la produttività sta al fatturato in un rapporto 90:100, come analizzato nel precedente articolo, hai di fronte a te un arduo percorso atto a:
Ora ti avviso solo che per ciò che sto per spiegarti non servono elucubrazioni da economisti, ma solo un po’ di buon senso e volontà.
Senza grandi investimenti e senza passi azzardati, la tua produttività può migliorare in modo costante e graduale permettendoti di evolvere professionalmente.
Di cosa si tratta
Partiamo dal capire di cosa si tratta e cosa mette in crisi la produttività e come migliorare le criticità.
Toni, il mio amico dentista casinista, si fa prendere dalla tentazione di fare delle solenni cazzate. Dimentica di essere un imprenditore e professionista e pensa che sarebbe bellissimo passare metà della settimana a godersi la vita da nababbo, dedicando allo studio dentistico soltanto due o tre giorni. Non contento di questa scelta signorile, pensa anche di potersi permettere di offrire qualche prestazione gratuita ad amici, cugini di secondo grado della moglie e pazienti rompicoglioni che puntualmente, ritornano indietro dall’ultimo trattamento, incazzati come una biscia.
Gli altri li cura regolarmente con pagamento a… praticamente a quando vogliono loro. Una confusione totale anche per quella poveraccia che segue l’amministrazione (e che con tutta probabilità fa anche l’assistente).
Toni, è vero, si gode delle magnifiche giornate di dolce far niente, ma a fine anno si domanda sistematicamente se non avrebbe fatto meglio a fare quel concorso alle Poste anziché sobbarcarsi la responsabilità di uno studio odontoiatrico e le relative beghe.
Prima fra tutte le tasse, che quando arrivano causano non poche preoccupazioni.
Il nostro dentista casinista mette in fila una serie di errori, che non sono così rari e che andiamo a sviscerare per renderci conto di quanto basti poco per migliorare l’andamento della nostra attività. Lavora troppo poco, effettua troppi trattamenti gratuiti ed è sempre esposto al rischio di insoluti; quest’ultimo punto è dato dal fatto che Toni si fa pagare dopo aver ultimato i lavori e non prima.
Ecco quindi come ribaltare la situazione assumendo i comportamenti opposti a quelli del nostro Toni:
Capiamoci meglio: se passi 3 giorni in studio dentistico e 3 a zonzo, mi spieghi come puoi aumentare la produttività, visto che questa corrisponde all’equivalente economico delle prestazioni effettuate? In termini spicci: se non ci sei, lavori col pilota automatico?
Apriamo ora una piccola parentesi: se sei così organizzato da poterti permettere di non lavorare per 3 giorni alla settimana, delegando per gli altri tre tutte le poltrone ai tuoi collaboratori, sei un figo e hai tutta la mia stima.
Attenzione però, le poltrone devono essere sature e il fatturato della struttura deve generare sufficienti utili per permettere alla macchina di continuare ad andare avanti.
Inutile dirti che molto spesso non è così…
Dal momento in cui tu non sei presente, la segretaria non può certo mirare a saturare l’agenda. Inoltre, ci pensi a cosa succede quando con tre giorni già pieni, un paziente chiama per una prima visita? La segreteria rischia di potergli fissare una seduta a 15, se non addirittura 20 giorni, tempo perfetto perché il paziente in urgenza vada altrove, e quello spinto da un’altra motivazione comunque cambi idea e cancelli.
Al danno la beffa: quando, con soli 3 giorni a settimana disponibili, la segretaria deve rimpiazzare un appuntamento cancellato, quante probabilità pensi abbia di riuscirci. Te lo dico io: poche.
Quindi, step 1, conditio sine qua non per avere un’agenda piena è avere anche un dentista fisicamente presente alla poltrona.
Step 2: ora che hai deciso di lavorare 5 giorni a settimana, fallo in modo diverso. Proponi a tutti i pazienti di pagare in anticipo: in unica soluzione, con finanziamento. Ce ne saranno sempre alcuni che ti diranno di no, a quel punto prepara un piano di pagamento a rate con un abbondante anticipo.
Poco importa il metodo, ma è necessario che il tuo lavoro venga pagato prima di essere eseguito.
Questo è l’unico modo per ridurre ai minimi termini gli insoluti. La statistica afferma che il 2% degli insoluti è fisiologico, ma io ti dico che un front office operativo, attento alle procedure relative al pagamento, è in grado di ridurre questa percentuale, permettendoti di lavorare in acque serene.
Perché lo studio dentistico sia davvero produttivo è, quindi, necessario che il front office ricopra alla perfezione i suoi ruoli. Va da sé che per farlo non può avere altre 100 cose da fare, tra cui passarti lo specillo.
Figure professionali e ruoli per migliorare la produttività
È giunto il momento di parlare delle diverse figure professionali e dei loro ruoli che consentono di migliorare la produttività all’interno dello studio dentistico.
Se fino ad oggi te la sei cavata con un’unica dipendente multitasking, che, con poca naturalezza e molto stress, passa dal riunito alla segreteria e viceversa, sappi che ti sei solo accontentato di stare seduto su una miniera d’oro senza provare a scavare neppure di 2 cm.
Ogni attività che si rispetti funziona grazie al rispetto dei ruoli assegnati a ciascun dipendente. Vale a dire che l’assistente deve stare alla poltrona, mentre la segretaria alla segreteria, senza scambi.
Ti dirò di più, di segretaria non te ne può bastare una, bensì te ne occorrono due: una che si dedichi interamente ai pazienti, sia al telefono che di persona. Una che segua tutta la parte amministrativa.
Per essere più precisi, se il tuo studio dentistico ha due riuniti, hai bisogno di due assistenti, un front office part time e un back office full time. Se il tuo studio ha 3 riuniti, hai bisogno di 3 assistenti, più un back e un front, entrambi a tempo pieno.
Avrai quindi:
Nessun dubbio sul ruolo dell’assistente. Vediamo, invece, di chiarire perché sobbarcarsi la spesa di due segretarie.
Come ti ho detto: ruoli distinti.
Il “front” rappresenta te, il tuo team, la qualità e professionalità del tuo studio dentistico. lo fa attraverso il telefono e la comunicazione vis a vis.
Ha l’obiettivo di riempire l’agenda con metodo e praticità e si interfaccia con i pazienti con un mix di gentilezza e autorevolezza che devono indurre gli stessi ad accettare ciò che lei propone, dall’appuntamento al preventivo.
Pensi che possa farlo mentre corre qua e là per lo studio dentistico con in mano un rullo salivare?
Per quello c’è l’assistente.
Ma il front office non può neppure occuparsi di ordini, forniture, scorte, contabilità, commercialisti, consulenti, avvocati, banche. Per questa angustissima parte del nostro lavoro serve una persona non necessariamente comunicativa, ma precisa, critica e razionale, che se ne occupi totalmente. È il back office.
È grazie a questa figura un po’ cerebrale se i tuoi conti tornano, se la produttività messa in campo dal front office non viene surclassata da tutte le spese di gestione e se puoi permetterti di migliorare i tuoi servizi con materiali di qualità, collaboratori validi e macchinari di ultima generazione senza uscire dal budget.
Migliorare la produttività è, quindi, possibile stabilendo ruoli precisi, avendo figure formate e che hanno ben appreso quali sono i tuoi obiettivi e come raggiungerli.
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