Caro Collega, in questo articolo voglio illustrarti un argomento cruciale ai fini di una sana gestione extraclinica dello studio odontoiatrico: la gestione del personale e il corretto protocollo di assunzione del personale.
Ed in particolare, tutto ciò che riguarda la selezione di un nuovo dipendente.
E’ un capitolo molto delicato, quello del personale.
So infatti, anche rispetto alle esperienze precorso degli ex corsisti, che moltissimi dentisti hanno una situazione problematica con i propri dipendenti.
Se poi questa situazione, come accade spesso, riguarda la segreteria, il tutto si fa ancora più complicato.
Andiamo per ordine e partiamo dal principio.
Molto spesso il dentista medio si trova nella condizione di dover assumere un dipendente a strettissimo giro, con delle tempistiche troppo ristrette per riuscire a fare bene una selezione del personale.
Perché capita ciò?
Immagina, ad esempio, che la tua segretaria di punto in bianco si licenzi.
Ti eri accorto che qualcosa non andava, ma avevi scelto di non agire, di non parlarle, pensando: “vabbè, la situazione è un po’ in bilico, ma tiriamo avanti così.”
A un certo punto, però, lei ti dice: “guardi, le do quindici giorni di anticipo. Tra quindici giorni me ne vado.”
Chiaramente, capisci bene che una tempistica così ristretta non ti permette di valutare attentamente le candidate e selezionare con cura la nuova segretaria.
Facciamo un passo indietro:
perché farlo è importante?
In prima battuta, so cosa vuol dire.
Nel nostro studio a Mestre, che in poco tempo è passato dall’avere 2 dipendenti ad averne 10, un’accurata selezione della segreteria, e del personale in generale, è uno tra gli elementi che ha contribuito in modo netto a:
Per questo, è fondamentale risolvere questo aspetto il prima possibile.
Ora, cosa succede però nel momento in cui hai solo 2 settimane di tempo per fare selezione?
Ti fai i conti, non c’è tempo, finisci per chiamare “l’amica del cugino di qualcun altro” e preghi semplicemente che le cose funzionino.
Forse neanche te ne preoccupi più di tanto.
Invece ti posso garantire che un approccio come questo è fallimentare in partenza.
Se non fatta con determinati criteri, infatti, la selezione della segretaria in questo caso, ma del personale in generale, si traduce nell’inserimento, all’interno dello studio, di un elemento che può creare danni seri, non solo a livello di ambiente e di relazioni con dipendenti e collaboratori, ma anche un danno di immagine e, a lungo andare, economico.
Allora, ora che abbiamo capito cosa non va fatto, qual è la soluzione?
Come va fatta la selezione del personale? Qual è il giusto protocollo di assunzione del personale.
Facciamo due ipotesi.
Nella prima delle ipotesi, da qualche tempo stai registrando un malumore da parte di un dipendente. In questo caso, prima di arrivare al punto di non ritorno e ritrovarti quindi con l’acqua alla gola, la soluzione è semplice:
ai primi sentori che qualcosa non va, parla subito con il dipendente.
Capirai quindi immediatamente se ha intenzione di andare via, ma stavolta lo saprai con largo anticipo.
Potrai prenderti così tutto il tempo per selezionare un nuovo dipendente, più adatto.
Nella seconda ipotesi, ti ritrovi con uno studio in forte crescita, sai che non devi essere mai sottodimensionato con il personale, hai una buona liquidità all’interno delle casse dello studio, allora semplicemente investi per avere personale.
In questo caso, quindi, anche se uno dei tuoi dipendenti, per un motivo qualsiasi, dovesse andarsene, caschi comunque in piedi, perché hai tutto il tempo per fare una nuova selezione.
Ora, quanto tempo è necessario per fare una selezione efficace?
Ti faccio un esempio tratto dalla mia esperienza personale:
per riuscire ad assumere una front office brava, nel nostro studio, sai quanto ci abbiamo messo?
Quattro mesi.
Sembrano tanti ma, credimi, erano necessari e ne è valsa totalmente la pena.
Come ti accennavo all’inizio, infatti, la selezione del personale è uno degli aspetti più importanti dell’intera gestione dello studio dentistico.
E’ anche per questo che io, per esempio, mi occupo personalmente della selezione e del colloquio:
devo vedere di persona chi ho davanti e capire, di conseguenza, se è la persona adatta a ricoprire il ruolo per il quale stiamo assumendo personale.
Inoltre, considera questo:
più lo studio dentistico cresce, più devi inserire persone nuove.
E basta non azzeccare uno solo dei dipendenti che subito i rapporti all’interno dello studio si complicano in modo estremo.
Quindi, riepilogando il tutto, ecco le valutazioni alla base del protocollo di assunzione del personale:
Ad esempio, se ti rendi conto che le prime visite continuano ad aumentare e che tra tre/sei mesi avrai bisogno di una segretaria in più, come prima cosa devi capire se puoi permettertelo a livello economico.
Se non hai soldi in cassa, siamo fregati. Ma di questo, nello specifico di come aumentare la liquidità e poterla reinvestire parleremo in un prossimo articolo.
Qui poniamo il caso che tu abbia la liquidità necessaria.
Se non ce l’hai, ti consiglio di dare un’occhiata al corso Dentista Imprenditore, creato da un dentista per i dentisti, proprio allo scopo di aumentare il fatturato, oltre che liberarsi dallo stress e ottenere più tempo grazie a una gestione extraclinica efficace.
Tornando a noi, il prossimo passo è quello di scrivere con attenzione l’annuncio, inserirlo online, sponsorizzarlo.
Consigli specifici per l’annuncio:
non scrivere un annuncio come “cercasi segretaria no perdi tempo”.
Non vuol dire niente e non ti serve a niente.
Cita invece il nome dello studio, di modo che il candidato possa consultare il tuo sito internet e scoprire quindi una realtà di successo.
Dopo di che, fai una selezione di tutti quei curricula che non ti interessano.
Organizza le selezioni, fissa i colloqui con un congruo numero di persone.
A questo punto, puoi anche decidere di vederne uno o due in prova per un giorno, per capire come si relazionano con gli altri membri dello staff.
Non solo capirai, infatti, se si tratta di una persona con del potenziale. ma eviterai le crisi all’interno dello studio.
Una volta messi in campo questi criteri di selezione, la domanda sorge spontanea:
una selezione efficace basta per garantire un ambiente tranquillo in studio?
Ti dico già che non basta, e se vuoi assicurarti di conoscere e applicare tutte le strategie e i protocolli necessari per avere un ambiente di lavoro sano e senza stress, che ti permetta di esprimere le tue doti cliniche al massimo, trovi maggiori informazioni sulla pagina del corso Dentista Imprenditore.
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