Come presentare un preventivo dentistico è un tema che quale vale la pena trattare approfonditamente per la crescita dello studio odontoiatrico
Come presentare un preventivo dentistico è un punto sul quale vale la pena soffermarsi per fornire al nostro studio odontoiatrico lo strumento fondamentale per la sua crescita.
So bene che questi argomenti non venivano trattati 30 ma neppure 20 anni fa e anche oggi nello studio dentistico vecchio stile si cerca di parlare poco di un aspetto così importante. Il mio amico Toni, che ancora è animato da uno spirito vintage, ha già storto la bocca, ma la mia missione è anche rivolta ai testoni come lui ai quali voglio dimostrare come una gestione odontoiatrica manageriale possa radicalmente stravolgere le nostre sorti professionali in positivo.
Nel mio corso di formazione ho voluto affrontare questo argomento per aiutare i miei allievi a creare basi rivoluzionarie per la loro attività. Il modo corretto di presentare un preventivo dentistico è il passo base per generare la liquidità necessaria a sviluppare tutti gli altri progetti.
Per raggiungere questo obiettivo hai fondamentalmente tre azioni da compiere:
Soprattutto sul proporre piani di trattamento complessivi voglio fermare la tua attenzione. Il dentista vecchio stampo si occupa principalmente delle urgenze e si ferma alle richieste del paziente, mancando fondamentalmente ad un impegno fondamentale che è quello di prendersi cura della sua salute orale in modo globale.
È naturale che le urgenze arrivino con l’unica pretesa di sentire scomparire dolore. Ma nessun paziente può essere consapevole del fatto che la situazione precaria della sua bocca può riportarlo a passare qualche notte insonne per il mal di denti a pochi mesi dall’ultimo trattamento.
Il nostro compito di dentisti è valutare la condizione del paziente e presentargli tutti gli step terapeutici necessari affinché non si debba più trovare in una situazione di emergenza, attanagliato dal dolore, oppure costretto a presentarsi da te con un danno di portata più ampia, inevitabilmente più impegnativo e più costoso.
Oltre a ciò, quanto pensi di poter ottenere dalla cura delle sole urgenze? Credimi che non sono poi tanto una manna. Innanzitutto, un’urgenza comporta lo stravolgimento della tua agenda odontoiatrica a cui la segretaria front office si trova costretta a mettere mano, annullando appuntamenti e spostandone altri.
Sento già Toni che mi sfotte: <<Quindi vorresti dire che quando mi arriva una persona a cui fa male il dente non devo proporre solo la devitalizzazione ma mi tocca presentare un intero piano di trattamento per sistemargli tutta la bocca?! Se vuoi ti invito in studio per ascoltare in quanti mi dicono di sì.>> E invece no, caro Toni. Seguimi e prova.
Se il paziente arriva nel nostro studio con una vera urgenza, noi curiano innanzi tutto solo quella, ma subito dopo effettuiamo una prima visita al termine della quale verrà presentato un piano di trattamento complessivo.
Se il paziente arriva al nostro studio per un controllo o avvertendo un leggero fastidio, effettuiamo subito una prima visita completa con l’obiettivo di curargli in toto qualsiasi problema orale.
1700 € sono una cifra non eccessiva, alla portata di quasi tutti, ma se contiamo che nel nostro studio passano circa 40-50 prime visite mensili, quest’importo non è assolutamente basso. Ovviamente ciò non significa che ognuno accetti un preventivo di questa portata, ma tra preventivi accettati e preventivi rifiutati raggiungiamo questa quota media.
Non per tirare l’acqua al mio mulino, ma è dimostrato che la maggior parte dei pazienti, soprattutto quelli con una situazione orale delicata tirando le somme si trovino a risparmiare accettando un preventivo da €1700 per un piano di cure ad ampio spettro, piuttosto che tornando da me per un numero indefinito di problemi differenti da trattare in momenti diversi e con una situazione già aggravata.
Ma perché infilarmi nel calvario di chiedere di sborsare €2000 a un paziente mai visto prima, quando posso tranquillamente provare a farlo con uno in mantenimento?
Te lo dico subito.
Perché non è assolutamente detto che entrino in mantenimento e tantomeno che ci restino per un lungo periodo.
Sappi, poi, che è molto importante scegliere il luogo giusto in cui presentare il preventivo.
In fase di presentazione preventivo si finisce col parlare non più soltanto di medicina, ma di scelte e possibilità economiche. Per quanto sia del tutto normale affrontare questi argomenti, sappiamo bene che tendono a mettere in imbarazzo gli interessati.
Per questo motivo per presentare il preventivo è bene scegliere uno spazio dedicato, il più possibile intimo, in cui il paziente possa parlare liberamente di soldi senza il timore che qualcuno possa sentirlo. Sono, quindi, decisamente sconsigliati sia in riunito che il banco della front office che dà sulla sala d’attesa. Puoi dedicare una parte tuo studio dentistico proprio a questo scopo. Può essere il tuo ufficio oppure una piccola sala riunioni, ancora meglio se dotata di una piccola zona comfort in cui sorseggiare un caffè.
Per quanto ritengo importante che ogni figura abbia un ruolo specifico, è altrettanto importante che il preventivo debba essere presentato da chi è più bravo a farlo. Per inciso, la persona perfetta per presentare un preventivo odontoiatrico è proprio il dentista, colui che perfettamente conosce le condizioni della bocca del paziente ed è in grado di presentare con competenza ciò che ha studiato come trattamento terapeutico per la sua situazione.
Ahimè, non tutti siamo bravi a parlare di soldi. Scambiando idee con colleghi, ho scoperto che molti faticano a pronunciare le cifre a quattro zeri e, al di là dell’aspetto emotivo, ne consegue un pessimo risultato.
Io e mio padre amiamo il momento della presentazione del preventivo. A me piace molto l’idea di esporlo e vivere col paziente la decisione. Ma se l’aspetto commerciale non è nelle tue corde, ti consiglio di delegare il compito alla segretaria front office, che ha già stabilito la sua intesa con i pazienti e, dotata sicuramente di un tono fermo, gentile e al contempo autorevole, saprà svolgere benissimo questa parte.
Va precisato che lasciando il compito alla segretaria limiti, o comunque complichi parzialmente, la procedura di presentazione del preventivo. Ipotizziamo che il tuo paziente non voglia accettarlo in toto. Sarà necessario scorporare qualche voce. Tu non hai problemi a farlo, scegliendo di eliminare il trattamento meno importante, individuando le priorità. Va da sé che per evitare che la segretaria appaia impreparata di fronte al chi chiede la modifica del preventivo, dovrai formarla in modo opportuno, affinché conosca l’ordine preciso con cui effettuare i trattamenti, e le priorità in funzione delle esigenze del paziente.
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