Come organizzare al meglio lo studio dentistico, per massimizzarne la redditività?
Non è sempre immediato rispondere a questa domanda, specialmente per tutti quei dentisti nei cui studi lo stress insieme a un carico di lavoro eccessivo la fanno da padroni.
La causa principale sta in una gestione dello studio poco produttiva.
Vediamo insieme come tirarsi fuori da questa condizione.
Il come organizzare al meglio lo studio dentistico parte dalla segreteria e dalla sua gestione.
E’ così importante?
Assolutamente sì.
Ti dirò di più:
deve esserci assolutamente una dipendente preposta esclusivamente alla segreteria. Questo è il primo passaggio.
Pertanto, scordati di avere una segretaria che è anche l’assistente che ti aiuta durante un intervento e che poi, quando suona il telefono, si toglie i guanti, corre dall’altra parte per prendere la chiamata.
Questa è la via più breve per farla impazzire e, di certo, uno dei motivi principali per cui la produttività dello studio è pessima.
Regola n.1:
assumi una segretaria che si occupi esclusivamente di segreteria.
Probabilmente, molti studi dentistici conoscono questo esemplare di odontoiatra che si aggira per i riuniti, saltando da uno all’altro.
Anche tu hai familiarità con il riunito di appoggio, quel riunito vuoto in cui il dentista medio fa accomodare il paziente in visita di controllo o, addirittura, due pazienti da trattare nello stesso momento?
Questa è la situazione tipo:
mentre a un paziente fa l’anestesia, all’altro inizia il trattamento, dopo di ché quando l’anestesia ha fatto effetto, ritorna dal primo ed esegue metà del trattamento e…
anche qui, siamo di fronte a una gestione pessima dello studio.
In sostanza, mancano le condizioni di base affinché si possa massimizzare la redditività dello studio.
Normalmente questa situazione esiste perché l’odontoiatra in questione ha due paure fondamentali:
Ma non ce n’è motivo.
Per farti un esempio tratto dalla mia esperienza diretta, posso tranquillamente dirti che gli utili che facciamo noi adesso nello studio D’Amelio a Mestre (VE) con la nostra SRL, ce li saremmo sognati se fossimo rimasti con due dipendenti, come quattro anni fa.
Per farti capire, nel 2024 il nostro studio dentistico ha più di dieci dipendenti.
E ti garantisco: l’utile è molto, molto più alto.
La situazione ideale è quindi quella in cui si lavora in modo parallelo:
il titolare lavora nella sua poltrona, mentre a fianco a lui c’è un altro odontoiatra che lavora tutto il giorno nella sua poltrona.
Dopo di ché, possiamo avere anche un paio di igienisti, ciascuno con i propri pazienti.
Il tutto accade in modo parallelo, nello stesso momento.
In tutto questo, chiaramente il collaboratore odontoiatra deve lavorare con l’assistente e il più possibile con l’agenda satura.
Pertanto, in progressione, andrai avanti con lo studio fino a che arriverai a un punto tale da poterti permettere di riempire un’altra poltrona con un collaboratore.
A questo punto, non avere paura di spendere, trova il collaboratore più adatto e trova l’assistente da affiancargli.
L’ultimo punto, e forse il più importante per come gestire al meglio lo studio dentistico, è quello relativo alla gestione degli appuntamenti.
La grande maggioranza degli studi, soprattutto tra quelli che hanno una gestione non aggiornata, diciamo un po’ retrò, dà appuntamenti molto brevi, solitamente di mezz’ora o tre quarti d’ora, controlli rapidi che si sommano gli uni agli altri e che rendono di fatto lo studio non redditizio, oltre che l’ambiente all’interno dello studio dentistico totalmente stressante.
A questo punto, va da sé che il consiglio che sto per darti è all’opposto della situazione tipo descritta:
diamo al paziente appuntamenti lunghi e produttivi.
Ti faccio un esempio:
se devo fare una otturazione, dovrò necessariamente prendere almeno 45 minuti di tempo in agenda per farla. Però, se l’otturazione in questione è di seconda classe e non è complessa e se, poniamo il caso, ne ho 6 da fare, mi prenderò 2 ore.
Capisci l’enorme aumento di produttività?
Riesco a eseguire molti più trattamenti in un’unità di tempo che è ridotta e questo è un grande vantaggio.
Se al posto delle otturazioni parliamo di impianti (semplici), funziona allo stesso modo.
Mettiamo un impianto in un’ora, ma se devi metterne quattro, puoi prendere tranquillamente un appuntamento da un’ora e mezza.
Il risultato è un aumento della produttività nell’unità di tempo.
Inoltre, questo significa che sia tu come dentista sia la segretaria vedete meno pazienti.
Di conseguenza, ci saranno meno fatture da emettere, meno richiami da fare, in definitiva meno stress.
Pertanto, anche se non disponi di un software automatico che gestisce i richiami dei pazienti e la tua segretaria chiama ciascun paziente per la conferma, avere meno pazienti rende il tutto più semplice e più veloce.
Un altro vantaggio non indifferente dell’appuntamento lungo è il minor utilizzo di monouso, (mantelline, cannucce dell’aspiratore, bicchieri…).
Inoltre, il lavoro è minore, e quindi più gestibile, per la ASO che si occupa di sterilizzazione: c’è un’enorme differenza tra l’impiego di un kit implantare per mettere un solo impianto e l’impiego di un kit implantare per metterne sei.
In ultimo, non so se hai notato anche tu questo dettaglio, ma quando prendi un appuntamento lungo, lavori in modo molto più rilassato.
Detto questo, abbiamo terminato la nostra lista di accorgimenti che aumentano in modo esponenziale la produttività tua e del tuo studio, e soprattutto, cosa più importante, ti fanno vivere in modo molto meno stressante l’ambiente di lavoro.
E’ chiaro poi che c’è molto altro da prendere in considerazione e da modificare all’interno di uno studio odontoiatrico per massimizzarne la redditività.
Per questo, ho racchiuso il metodo e le strategie per rivoluzionare a 360° la gestione extraclinica dello studio nel corso Dentista Imprenditore, il corso che ti permette di portare il tuo studio al prossimo livello, dando il giusto riconoscimento alle tue doti cliniche e dicendo addio a stress, carico di lavoro eccessivo e insoddisfazione derivata da mancati introiti.
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