Come scegliere i collaboratori?

Come scegliere e gestire collaboratori odontoiatri ed igienisti

Quando inserire un nuovo collaboratore: canguro vs gestione moderna

Qual è il momento giusto per inserire un collaboratore?

Quando la vostra agenda a due/tre settimane è satura su tutti i riuniti disponibili.

Questa tematica merita un breve approfondimento.

Il nostro modello di gestione extraclinica si basa sul fatto che il dott. Rossi occupi per tutto il giorno il riunito 1, lasciando liberi per i collaboratori il riunito 2 e 3.

Se per due/tre settimane di fila il tuo riunito è saturo, amplia gli orari di apertura dello studio e/o inserisci un collaboratore che, parallelamente a te, saturi il riunito 2. Quando i due riuniti saranno saturi per tre settimane, sarà il momento di inserire nuovamente altri collaboratori. Ricordati che l’inserimento di nuovi collaboratori odontoiatri dovrà essere seguito dall’assunzione di nuovo personale ASO.

Il consiglio più importante che posso darti?

Non fare il canguro! Non saltare fra i riuniti! Occupati dei tuoi pazienti su un solo riunito e lascia gli altri ai tuoi collaboratori.

Il cosiddetto “riunito d’appoggio” è una concezione sbagliata legata alla pratica clinica degli anni ’80. So che anche tu fai il canguro e so che quello che stai leggendo non ti fa piacere, ma ti chiedo uno sforzo di fiducia.

È un’organizzazione della pratica clinica che non funziona e che limita in modo drastico il tuo fatturato e la tua capacità di espansione.

Lascia che ti spieghi il perché:

1. Limita le capacità produttive dello studio, perché mentre lavori sulla signora Maria sul riunito 1 non puoi occuparti di Mario sul riunito 2.
2. Solitamente chi sceglie questo metodo ha una sola assistente che lo aiuti. Per quest’ultima lavorare con questo modello risulta molto più stressante per via della preparazione dei riuniti e della gestione della sterilizzazione.
3. Molto spesso si lavora in questa modalità dando appuntamenti brevi a molti pazienti, il che, come vedremo, è deleterio per la gestione dello studio.
4. Con questo sistema è molto frequente che si verifichino ritardi, che inevitabilmente fanno arrabbiare i pazienti, stressando il personale.
5. Spesso, nel momento in cui l’assistente lascia il dottore per dedicarsi alla sterilizzazione, questo si trova a lavorare da solo.
6. Il dottore è molto più stressato perché è costretto a lavorare di fretta, dovendo recuperare il ritardo accumulato, con personale stressato.
7. Avendo una sola assistente, il salto del canguro rende molto complessa la disinfezione accurata degli ambienti clinici.

Capisci da solo che la tua qualità di vita lavorativa ne risente in modo importante.

E dulcis in fundo… Facendo il canguro l’agenda del dottore si satura molto velocemente.

Cosa vuol dire? Significa che la signora Giovanna chiama per prendere una prima visita e io le do un appuntamento a tre settimane. Ti pare normale?

Assolutamente no! È molto probabile che la signora Giovanna non venga alla visita.

Allora cosa faccio? Vado a spostare pazienti, vado a incasinare l’agenda, divento pazzo. Questo non deve succedere!

Ed eccoti spiegato il perché: se ho l’agenda satura per due/tre settimane di fila e ho una poltrona libera, scatta subito la ricerca del personale collaboratore ed eventualmente anche di una dipendente.

Il candidato perfetto

Come scegliere i collaboratori?

Il candidato perfetto ha queste caratteristiche:

• è giovane
• concede ampia disponibilità oraria
• sa gestire più branche odontoiatriche
• è predisposto alla proposta di preventivi

La prima è sicuramente la più importante, perché evita che il nostro nuovo collaboratore possa essere:

• un professionista troppo sicuro di sé
• un dottore con una forma mentis costruita in altri studi che non hanno i nostri standard

Se il nostro studio accogliesse nel suo staff un collaboratore che non ha mai visto una sonda parodontale, farebbe un grave errore.

Già mi immagino cosa potrebbe pensare: «E questa a cosa serve? Io non la uso». Credi che sia semplice fargli cambiare idea?

Se ne trovassi un altro, invece, che mi dicesse: «Ogni dente che sarebbe da ritrattare, io lo tolgo e metto un impianto, perché sono sempre stato abituato a fare così», non andrebbe bene lo stesso!

La forma mentis del collaboratore va educata seguendo la nostra etica professionale e le nostre linee guida. Non permettere ad un nuovo odontoiatra di stravolgere la tua pratica clinica.

Prendere nello staff un neolaureato ti dà due grandi vantaggi:

1. puoi formarlo clinicamente come vuoi tu
2. se il ragazzo è appena uscito dall’università, potrai richiedergli grande disponibilità oraria: i giorni che non avrà l’agenda piena corrisponderanno a quel periodo di formazione in cui lui guarderà come voi lavorate

Quest’ultimo è un vantaggio sbalorditivo! Perché?

Perché se si lavora insieme per tante ore alla settimana, lo studio si trasforma in una famiglia: si combatte insieme, si piange e si gioisce insieme.

Se consideriamo lo studio come una grande famiglia, la figura del titolare ricopre il ruolo del “padre” che trasmette le sue conoscenze ai suoi sottoposti.

Quando ti troverai davanti i candidati neolaureati, focalizzati sul loro carattere, segui il protocollo descritto per la selezione del personale.

Scegli qualcuno che sia sorridente, con un alto tono dell’umore.

Le capacità cliniche verranno col tempo e la velocità di apprendimento sarà direttamente proporzionale alle ore investite da te per formarlo.

La formazione

Come scegliere i collaboratori?

Se ti stai chiedendo come facciamo noi a formare un neolaureato, te lo spiego subito: come accennato all’inizio del capitolo, gli chiedo di presentarsi alle 7 del mattino in studio, due ore prima dell’orario di apertura, e gli spiego, grazie ad un modellino che riproduce le arcate dentali, come effettuare le otturazioni.

Ci siamo muniti di modellini delle arcate dentali che i collaboratori possono otturare.

In questo modo il collaboratore può fare pratica in un ambiente protetto, ma con gli stessi materiali e procedure che poi dovrà utilizzare su un paziente.

Imparerà in questo modo anche ad effettuare correttamente un sondaggio parodontale ed una terapia causale (siamo muniti anche di modellini di arcate parodontali).

Lo stesso procedimento viene applicato per l’endodonzia, su denti estratti, e per la protesi, preparando altri modellini di arcate dentali.

Quanto dura questo periodo? Il tempo necessario.

Appena le otturazioni su modellino sono soddisfacenti, inizierò a far inserire, dalla nostra front office, alcuni pazienti nell’agenda del collaboratore.

Gli appuntamenti avranno un tempo maggiore rispetto alla norma e cercherò di evitare pazienti problematici.

Il collaboratore viene spronato a seguire corsi di formazione inerenti alle branche che pratica maggiormente. Il corso di protesi fissa tenuto da mio padre viene erogato gratuitamente.

Vuoi sapere se questo programma di formazione funziona? Funziona più che bene.

Questa formazione comporta costi e sacrifici, ma sono certo che tutto questo lavoro verrà ripagato lautamente in futuro sia in termini economici che di positività all’interno dello studio.

L’aspetto psicologico e la motivazione del collaboratore sono altrettanto importanti: anche lui dovrà faticare e fare dei sacrifici, ma avrà la sicurezza di lavorare in uno studio in cui può crescere professionalmente come in pochi altri e dove i suoi progressi sono tenuti in grandissima considerazione.

Voglio bene ad ogni collaboratore dello studio e sono sinceramente convinto che le basi di questo rapporto positivo siano da cercare proprio nel tempo che quotidianamente dedichiamo a loro nel periodo di formazione.

Preparati a tollerare gli sbagli e a supportare il tuo collaboratore quando commette i primi errori. Resterai sbalordito dai risultati che raggiungerà.
Caro collega ci vediamo nel prossimo articolo dove continueremo a parlare di come relazionarsi con i collaboratori!

Non perderti l’articolo dove parlo di come scegliere il personale.