Caro Collega, oggi continuiamo con la seconda delle 10 regole dell’Hr Managment: “Come selezionare un nuovo dipendente straordinario”. Partiamo dal principio e analizziamo quali sono le ragioni che ci spingono all’assunzione di un nuovo dipendente.
Le più frequenti sono quattro:
Qualsiasi sia la causa, il momento della selezione è uno degli step più critici per la gestione dello studio.
Mi perdonerete se uso il genere femminile rivolgendomi a possibili dipendenti e candidate: è noto a qualsiasi dentista che il lavoro di segretaria o assistente sia quasi esclusivamente femminile.
La prima cosa da fare, prima di far partire una nuova selezione, è capire se mi posso permettere una nuova dipendente.
Se così non fosse, ti consiglio di leggere con grande attenzione il capitolo dedicato all’accettazione dei piani di trattamento, in cui ti do informazioni fondamentali su come far accettare più preventivi, con un tariffario più elevato, spiegandoti le modalità di pagamento che aumentano maggiormente la tua liquidità.
Fatti aiutare dal tuo commercialista, meglio ancora se utilizzi tabelle interne in grado di delineare in modo chiaro l’andamento economico dello studio.
Le situazioni possibili sono tre:
Se ricadi nella situazione numero tre, non sei solo: siamo stati anche noi in quella stessa barca.
Di certo ora sono molto più sereno, ma ti capisco bene perché, quando abbiamo dovuto licenziare una segretaria ed assumerne due di nuove (front office e back office), avevo le tue stesse paure.
Ce la posso fare? Non faccio fallire lo studio? E se l’anno prossimo va peggio di questo? Magari quest’anno è stata solo fortuna.
Se già le cose stanno andando meglio rispetto agli altri anni, se leggi il volume e lo applichi, avrai a disposizione un booster di sviluppo incredibile.
Tornando a noi, quando al tavolo del colloquio si siede davanti una nuova candidata, vi trovate davanti la possibilità di rivoluzionare positivamente lo studio o di distruggerlo completamente.
Mi dispiace ammettere che, la stragrande maggioranza delle volte che faccio un colloquio, incontro candidate che potenzialmente potrebbero arrecare gravi danni allo studio.
Fra una dipendente pessima ed una eccezionale ce ne sono molte altre mediocri o magari anche bravette, ma non le prendo in considerazione.
Questo è un punto cardine della nostra gestione del personale.
Ricerco solo dipendenti straordinarie o che comunque abbiano tutte le carte in regola per poterlo diventare.
Chiaramente un’assunzione è sempre una scommessa.
Ora affronteremo nel dettaglio un protocollo chiaro per poter ridurre al minimo il rischio e parallelamente massimizzare le possibilità di fare centro.
Ma prima, con un po’ di ironia, ti mostro come viene gestita la selezione di una nuova dipendente in uno studio tradizionale, così che tu possa apprezzare le differenze fra la prassi ed un protocollo professionale di selezione.
Toni, il mio simpatico alter ego che gestisce uno studio come negli anni Ottanta, si trova a dover affrontare un’urgenza per niente da ridere: la segretaria si è appena licenziata.
Ha poco tempo per trovarne una nuova, altrimenti si troverà in braghe di tela.
Primo requisito: deve saper fare anche l’assistente. Lavorando solo lui come odontoiatra ed avendo al massimo un’assistente, fa comodo qualcuno che, se necessario, possa dare una mano in sterilizzazione o fare una seduta di igiene.
E invece no! È un grandissimo errore: ti spiego perché nei capitoli dedicati alla segreteria.
Secondo requisito: deve essere disponibile da domani, perché altrimenti sono grossi problemi per Toni, che è famoso per saper pianificare al meglio impegni, scadenze e priorità.
A quel punto si fa un velocissimo giro di chiamate, ma ne bastano tre o quattro, perché un paio di colleghi riferiscono di aver trovato qualcuno che potrebbe essere libero.
Toni galvanizzato dall’idea di aver trovato due possibili candidate in tempi record si sbriga ad organizzare i colloqui.
Il colloquio viene effettuato in modo magistrale: un interminabile e sterile monologo di Toni che elogia sé stesso ed il suo studietto.
Le due malcapitate restano quasi in silenzio, sorridono ed aggiungono qualche parolina carina del tipo: «Adoro il rapporto con il paziente.»
Al nostro eroe non resterà altro che effettuare l’ardua scelta. Per chi opterà?
Ma per la più carina ovviamente! Segue condivisione del profilo Instagram della neoassunta ai colleghi e relativi commenti.
Ma torniamo seri e vediamo, invece, come gestire la faccenda in modo professionale.
il processo di selezione si articola in quattro step:
Analisi economica
Devi conoscere con precisione i flussi di cassa del tuo studio, per determinare in anticipo che tipo di dipendente assumere (stagista, figura junior, figura senior).
Se stai già usando un sistema di controllo interno allo studio, parti avvantaggiato. Se così non fosse, basati sull’aiuto del tuo commercialista.
Annuncio per selezionare un dipendente straordinario
Il testo dell’annuncio è fondamentale, deve motivare il possibile dipendente e soprattutto deve distinguersi da tutti gli altri.
Un annuncio tipo, “Dott. Toni cerca assistente alla poltrona per studio odontoiatrico full time, no perditempo”, è freddo, sterile, misero e assolutamente superato.
Una bozza performante, innovativa, che mi ha permesso di trovare i migliori collaboratori, è quella qui sotto:
“Lo studio dentistico D’Amelio, realtà odontoiatrica d’eccellenza, ricerca ASO a Mestre (Venezia).
La figura che cerchiamo é solare, organizzata e con una forte autodisciplina.
Il nostro team è affiatato, coeso e pronto ad accogliere un nuovo membro.
Il candidato, una volta scelto, verrà introdotto in un percorso di formazione ed avrà a disposizione un mansionario in cui sono spiegati obiettivi e modalità di svolgimento di ciascun compito.
Richiesta certificazione ASO.
I candidati che invieranno CV ad una mail diversa da quella qui specificata o che chiameranno direttamente in studio, verranno immediatamente esclusi dalla selezione.
Se sei una persona dinamica e vuoi lavorare in una realtà stimolante e motivante, non esitare ad inviarci il tuo CV!”.
Crea una mail ad hoc per inserire l’annuncio.
Nelle prime righe è fondamentale specificare con chiarezza cosa cerchi.
Ti consiglio anche di scrivere il nome del tuo studio.
So cosa starai pensando: «La frasetta alla fine dell’annuncio non servirà a nulla… Molti candidati mi chiameranno direttamente in studio, occupando la linea telefonica. La mail dello studio verrà sommersa di CV e mi ritroverò addirittura qualcuno alla porta che, senza appuntamento, mi porta il curriculum a mano.»
Mi dispiace ammetterlo, ma hai assolutamente ragione. E allora perché voglio specificare il mio nome?
Perché un candidato forte sa di esserlo e sa di poter essere assunto da più studi. Proprio per questo invierà più volentieri il CV ad uno studio che ci mette la faccia, specificando il suo nome.
Se fossi un candidato, vorrei conoscere chi mi propone il posto di lavoro. Conoscere il suo nome mi permetterebbe di raccogliere informazioni dal suo sito internet e, magari, vedere quanti dipendenti ha lo studio, quanto grande è la struttura o semplicemente dove è situato il centro odontoiatrico. Guarderei anche i profili social e controllerei le recensioni dei pazienti su Google Maps per farmi un’idea della qualità dello studio.
Se lo studio si presenta bene online, il candidato sarà più predisposto ad accettare la tua proposta.
Ti consiglio, se il portale dove inserisci l’annuncio lo permette, di inserire anche una foto di gruppo dello staff.
Attenzione: c’è un’eccezione alla regola di scrivere il proprio nome nell’annuncio. Supponiamo che tu voglia licenziare una dipendente, selezionandone un’altra prima di sostituire quella precedente. In questa situazione non scrivere il tuo nome e lascia una mail che non possa ricondurre in nessun modo allo studio. Immagina la scena della segretaria che apre la mail e si trova decine di CV di altre segretarie. Il clima in studio diventerebbe da incubo.
In questo caso i colloqui devono essere fatti un giorno che lo studio è chiuso oppure in un altro posto, in un albergo, ad esempio.
Quali siti scegliere per la pubblicazione di un annuncio?
La risposta, come dico sempre ai miei corsi, è ragionare in maniera inversa: se fossi un’assistente alla poltrona a Mestre, ad esempio, cosa scriverei?
Molto probabilmente digiterei sul motore di ricerca “assistente alla poltrona Mestre”.
Controlla quali sono i primi risultati che ti propone Google: sarà proprio in questi siti che dovrai cercare di inserire il tuo annuncio.
La maggior parte dei portali ti permette di sponsorizzare il tuo annuncio aumentandone la visibilità. Sono soldi spesi bene, perché in questo modo aumenterà il numero di curricula che ti arriveranno, massimizzando così le probabilità di individuare un dipendente valido.
Molto spesso mi domandano il numero minimo di CV da raccogliere. È molto variabile, perché dipende dalla mansione ricercata:
Analisi dei CV per selezionare un nuovo dipendente straordinario
Sì, amico mio, i CV li devi leggere tutti.
Uno dei parametri che utilizzo per la scrematura dei CV è la distanza fra il luogo di residenza e lo studio: sul lungo periodo incide in modo importante sulla volontà del dipendente di continuare il rapporto lavorativo.
Solitamente ricerco candidati che in macchina non impieghino più di venti minuti a raggiungere lo studio.
Colloquio per selezionare un nuovo dipendente straordinario
Il colloquio è una forma di vendita: chi domanda comanda, chi parla compra.
Ti consiglio di svolgere personalmente i colloqui.
Prenditi almeno mezzora o, meglio ancora, quarantacinque minuti per ogni colloquio e scrivi a caldo le prime impressioni.
Prima di cominciare, devi essere assolutamente certo della posizione che ricerchi e del possibile inquadramento professionale che offri.
Ti faccio qualche esempio: «Voglio una nuova dipendente, forse le farò fare l’assistente, forse la segretaria» è un pessimo punto di partenza.
Iniziare una selezione dicendo, invece: «Ho bisogno di una ASO con esperienza» è molto meglio.
Qui sotto trovi l’iter completo per i colloqui che svolgiamo:
La lista di domande scritte sopra è molto lunga, ma se dopo le prime domande aperte, quelle generali, capisci che il candidato non fa al caso tuo, scartalo senza andare oltre.
Nel momento in cui l’aspirante dipendente o collaboratore pare interessante, prosegui con le domande aperte e segnati le risposte date e l’impressione che ti sei fatto di lui.
Ora analizzerò alcune delle domande scritte sopra, dandoti qualche dritta.
Come ti vedi fra cinque anni?
Se a questa domanda il candidato risponde dicendo che fra cinque anni vuole fare un lavoro diverso da quello che gli hai proposto, drizza le orecchie!
Non è un buon segno.
Ti faccio un esempio tratto dalla mia esperienza.
Faccio un colloquio ad una ragazza estremamente valida, però a questa domanda è cascato il palco. Mi dice che fra cinque anni si vede come studentessa universitaria di Psicologia, che da sempre è la sua grande passione.
Con questa domanda ho potuto mandarla via ed evitare di prendermi una cantonata.
Se non avessi fatto questa domanda, avrei preso in studio una persona che:
Una ragazza che non ha mai fatto l’assistente diventa brava dopo almeno sei mesi o un anno.
Immagina che danno avrei arrecato allo studio se non avessi posto questa domanda.
Dimmi tre tuoi difetti
Se non riesce a dirne tre, allarmati!
Hai di fronte una persona che non riesce a riconoscere i suoi difetti o che non vuole dirteli sinceramente.
Spiegami una discussione avuta con un collega o con un titolare
Attenzione a porre la domanda esattamente in questo modo.
Non dire mai: “Hai mai avuto discussioni con il tuo titolare o con un tuo collega?”
La domanda non sarebbe più aperta e offrite il fianco al candidato che con nonchalance vi risponderà quasi sicuramente di no.
Ti senti, anche solo in parte, responsabile di queste discussioni?
Questa è la tipica domanda a cui la grande maggioranza dei candidati risponde con un secco “No!”.
Stai attento, perché probabilmente hai davanti una persona non proattiva.
Cosa significa?
Un dipendente proattivo percepisce anticipatamente i problemi e, nel caso questi si verifichino comunque, si fa carico personalmente delle proprie responsabilità.
Sono sicuro che hai già avuto esperienza di dipendenti che, appena capita qualcosa di spiacevole, si incolpano a vicenda e arrivano a negare l’evidenza pur di non assumersi le proprie responsabilità. Giocano a “scarica barile” come bambini che farebbero di tutto per non essere sgridati dal genitore.
Questa semplice domandina ti viene in aiuto e ti permette di capire un po’ meglio chi ti trovi davanti.
Tutta la fase di colloquio è strutturata in modo tale che la candidata parli.
Faccio domande aperte come: «Adesso, per favore, mi potresti parlare di tutta la tua carriera lavorativa da quando sei uscita dalle superiori?», e lei inizia a parlare.
Il concetto è che più la persona si espone, più parla, e più io riesco veramente a capire chi ho davanti, più avrò delle sensazioni a pelle.
Quelle sensazioni sono ciò che dovrò annotare.
La cosa che mi interessa più di tutte capire è perché ha cambiato lavoro.
Ricordati che i candidati sono furbi e spesso ti dicono:
«Ho lavorato come segretaria dell’avvocato, poi ho lavorato da un commercialista e poi ho lavorato anche da un dentista. Mi sono fermata lì per quattro anni: mi occupavo di contabilità, prima nota, ecc.»
Se lasci che sia lei a risponderti in questo modo, sei fregato. Perché? Perché non indaghi a fondo.
E allora chiedi:
«Scusami, ma come mai hai cambiato lavoro e dall’avvocato sei passata al commercialista?»
«Perché lo studio era in crisi, perché non avevano più bisogno di personale.»
«E perché sei passata dal commercialista al dentista?»
Adesso ti racconto un aneddoto divertente.
Durante una selezione per un’assistente alla poltrona, lei mi dice:
«Sì, ho cambiato dottore, sono passato dal dottor Rossi al dott. Verdi.»
«Bene. Come mai è successo?»
«Perché era cambiato l’ambiente all’interno dello studio.»
«Perdonami, ma andiamo più nello specifico. Se non ti dispiace, puoi raccontarmi cosa è successo?»
«C’è stato un episodio un po’ particolare…»
«In che senso?»
«Le spiego. È successa una cosa spiacevole che coinvolgeva anche un’altra dipendente. Il dottore in quel momento non c’era, ma poi è arrivato e…»
Te la faccio breve: poco prima dell’apertura dello studio, la collega, completamente ubriaca, era chiusa nel bagno dello studio che vomitava e aveva chiesto alla nostra candidata di andare a prenderle un antiemetico in farmacia, per riuscire a non farsi beccare dal dottore, che doveva ancora entrare in studio.
La nostra candidata va in farmacia. Il nostro titolare, che non aveva le chiavi, resta fuori dallo studio insieme ai primi pazienti, che nel frattempo iniziavano ad arrivare. Suona il campanello, ma non risponde nessuno, perché una era in bagno che vomitava, mentre l’altra era in farmacia.
C’è una certa differenza tra la prima versione, «Sono passata dallo studio Rossi allo studio Verdi», e la seconda, «Ho chiuso fuori il dottore, mentre la collega era chiusa in bagno a vomitare».
Puoi immaginare come è andato a finire il mio colloquio…
Quindi sii insistente e cerca di capire sempre cosa ha veramente spinto la candidata a cambiare lavoro.
La tempistica del colloquio non è casuale e, se per una candidata fuori target cinque minuti sono anche troppi, per una potenzialmente valida trenta o quaranta minuti a volte risultano addirittura insufficienti.
Analizziamo ora l’organizzazione e l’autodisciplina.
A mio parere sono due dei requisiti più importanti per qualsiasi figura all’interno dello studio dentistico.
Poniamo la domanda: hai degli obiettivi? Come li tieni sotto controllo?
Ecco alcuni esempi tratti dai miei colloqui.
Molto spesso le candidate mi riferiscono che il loro obiettivo è comprare casa.
Se succede, domando: «Come fai a vedere se sei in linea per accumulare la liquidità per l’anticipo sul mutuo?».
Qualcuno ti risponde: «Vedo se riesco a mettere via qualcosina ogni mese e speriamo bene».
Questo vi fa credere di avere davanti una persona disciplinata ed organizzata?
No, assolutamente no! Una persona disciplinata ti dice: «Ogni mese metto via una certa quantità di soldi e so che nel giro di due anni avrò la liquidità per richiedere un mutuo.»
Oppure indaghiamo l’ambito sportivo:
«Fai sport?»
«Sì, ma vado a correre una volta ogni tanto», mi dicono spesso.
In un altro caso mi è stato risposto: «Sì, pratico triathlon e faccio quattro allenamenti alla settimana: uno di bici, uno di corsa e uno di nuoto. Poi ne faccio uno aggiuntivo che è una rifinitura per quanto riguarda la corsa, perché voglio migliorarmi in quella disciplina.»
É ovvio che l’ultima candidata sia una persona con forte organizzazione ed autodisciplina.
Giungiamo ora ai due errori che più frequentemente vengono commessi dal titolare dello studio, soprattutto se uomo.
Il primo è “innamorarsi” di una bella ragazza. Sembrerà una stupidaggine, ma non lo è affatto: l’aspetto fisico gioca brutti scherzi. Gli uomini non devono farsi condizionare nelle decisioni da una bella presenza femminile.
Anche se ti trovi davanti Miss Italia, continua con le domande aperte e rispetta il protocollo che ho descritto sopra.
Trovare il dipendente con la stoffa del campione è veramente difficile ed è quindi statisticamente improbabile che la candidata sia per giunta molto attraente.
Il secondo errore è assumere qualcuno che ci fa pena. Il consiglio che ti do è di essere spietato. Per quanto il candidato cerchi disperatamente lavoro o per quanto possano essere tristi i suoi trascorsi, tu resta concentrato sulla ricerca di un dipendente straordinario.
E poi, rifletti con me: se una persona cerca da anni lavoro e nessuno è disposto ad assumerla, un motivo ci sarà! O sbaglio?
Vale la pena mettere a repentaglio la tua salute e la salute del tuo studio per una persona che palesemente non sarà mai in grado di svolgere le mansioni a lei assegnate?
Il tuo studio è il tuo piccolo mondo, lo hai creato con le tue mani, con sacrifici e sudore. Si merita solo i dipendenti migliori sul mercato.
Bene, oggi abbiamo visto insieme tutte le buone norme per Come selezionare un nuovo dipendente straordinario!
Ci vediamo al prossimo articolo dove ti parlerò di come selezionare i Collaboratori per il tuo Studio Dentistico.
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