Caro Collega, affrontiamo in questo articolo uno degli argomenti più sottovalutati nella gestione extraclinica di uno studio odontoiatrico. E per farlo, risponderemo alla domanda: Chi è il vero manager dello studio odontoiatrico?
Ora, so che la domanda potrebbe sembrarti banale.
Chiaramente, il manager di uno studio, innanzitutto, è chi ne controlla l’andamento clinico ed extra clinico.
Ma non è tutto..
Seguimi.
In generale, il titolare di uno studio odontoiatrico possiede esperienza e capacità per valutare e tenere sotto controllo al meglio la gestione clinica dello studio.
Ma attenzione a questo dettaglio:
fino agli anni ‘80 e ‘90, forse anche ‘00, questo bastava.
Come titolare dello studio, non dovevi occuparti di nient’altro.
Ora, però, le cose sono cambiate.
Nuovi adempimenti, l’aumento della tassazione e altre considerazioni non specificatamente attinenti alla parte clinica, sono diventati fattori imprescindibili per condurre in maniera ottimale l’attività.
Andiamo, quindi,per ordine.
Prima di tutto, che cosa intendiamo quando parliamo di buona gestione della parte clinica?
Vuol dire ad esempio che:
Chiarito cosa intendiamo con una buona gestione della parte clinica, abbiamo tutta un’altra fetta che è invece costituita dalla parte extra clinica.
Tra le attività che ne fanno parte abbiamo ad esempio:
Ecco, questa è la parte extra clinica, quella parte, se vogliamo, più tediosa e difficile e che, spesso, non ci va di fare.
Eppure è indispensabile occuparsene.
Allora – ed ecco la risposta – il vero manager dello studio è il titolare dello studio che è in grado o di controllare personalmente, oppure delegare – che è la cosa migliore – ad un dipendente selezionato, la relazione di determinate statistiche.
Facendo un esempio, possiamo considerare quelle che sono le statistiche più banali:
i bilanci mensili, ovvero quanto entra e quanto esce dal conto.
Questo è il primo bilancio, il più importante.
Andando avanti, troviamo invece le statistiche più complesse.
Se ad esempio fai marketing, una domanda che potresti porti e che richiede l’analisi delle statistiche è: quella sponsorizzata che ho fatto su Facebook, su cui ho speso duemila euro, che ritorno mi ha portato?
Oppure, se di recente hai assunto una nuova segretaria front office e una nuova ASO, potresti voler sapere se la spesa è sostenibile per lo studio.
Questo è, pertanto, il compito del manager dello studio odontoiatrico:
controllare tutto.
Ora, se lo studio è piccolo, potresti farlo tu, almeno finché i numeri che girano sono sostanzialmente bassi e, di conseguenza, il controllo è semplice.
Delega invece assolutamente la gestione amministrativa ed il controllo di gestione, nel momento in cui il team inizia a diventare più grande.
Come delegare?
Semplice, assumi un Back Office.
Ora, chiariamo, a nessuno piace assumere un dipendente in più, poiché si tratta certo di una spesa in più.
Qui, però, si sta parlando di una figura cruciale, indispensabile per la buona resa dello studio.
Difatti, l’inserimento del Back Office è un passaggio obbligato se vuoi che lo studio:
Il perché è presto detto.
Analizziamo.
Prima di tutto, è indubbio che ti dà una grossa mano.
Io, ad esempio, all’interno del nostro Studio D’Amelio a Mestre, chiedo alla nostra Back Office se sa dirmi quanto abbiamo speso nel mese di settembre relativamente ai materiali odontoiatrici. Lei sa rispondermi subito.
Oppure, posso chiederle se sa dirmi quanto abbiamo speso in materiali inerenti alla branca della conservativa, e lei sa rispondermi.
Ma come fa? Tutto questo è possibile perché abbiamo una serie capillare di tabelle, che ci permette di avere un flusso di dati costante.
Cosa succede, invece, se non sappiamo rispondere a questo tipo di domande e non abbiamo nessuno che possa farlo per noi?
Siamo come dei marinai sballottati dal vento, che non sanno dove andare.
Inutile quindi, in questo caso, fare progetti di espansione.
Altro fattore importante è legato al marketing.
Come ricorderai dall’email precedente, ad esempio, devi capire quanti soldi hai investito per una campagna su Facebook, oppure ancora per la realizzazione del sito nuovo, o ancora per l’abbonamento che hai attivato con un sito che sponsorizza altri dottori.
Come fai a capire quanti pazienti ti sono arrivati da ciascuna di queste azioni di marketing?
Lo capisci grazie al Back Office che monitora e controlla anche questo.
Un altro esempio fondamentale di controllo e monitoraggio effettuato dal Back Office è quello relativo all’accettazione del preventivo.
A proposito, ti lascio il link all’articolo in cui abbiamo parlato proprio di uno strumento utile a monitorare la situazione dei preventivi.
Intanto, tornando a noi, se sei tu a proporre personalmente il preventivo al paziente, ecco quello che farai: segnerai in una semplice tabella com’è andata.
Ad esempio, tu hai proposto 10 e il paziente ha accettato 10, 5 o 0, e così via.
In questo modo, sei in grado di monitorare l’andamento dell’accettazione dei preventivi, mese per mese.
Potrai quindi utilizzare questa tabella sulle prime visite e calcolare il preventivo medio che viene accettato ad ogni visita.
Ti porto il nostro caso:
da gennaio, il preventivo medio accettato nel nostro studio per le prime visite è di 2.400€. Quindi, ogni prima visita che entra all’interno dello studio mediamente genera questa cifra.
Perché si tratta di un dato utilissimo?
Perché, conoscendolo, decido di investire una parte della mia liquidità in marketing, con l’obiettivo di aumentare proprio le prime visite, portandole da cinquanta a cinquantacinque al mese.
Riesco ad avere cinque prime visite in più? Le moltiplico per 2.400€ e capisco quindi se l’investimento iniziale ha dato i suoi frutti.
Sono ragionamenti evoluti, che richiedono chiaramente una certa struttura di partenza, ma il punto è che puoi portarli avanti solo se tieni sotto controllo i conti.
Ecco perché ti serve un Back Office.
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