Gestione dell’agenda per dentisti: scopri se la tua è performante

Caro dentista, come capire se la tua agenda è performante? E’ uno degli elementi più importanti in uno studio dentistico: la gestione dell’agenda.

Non solo perché una buona organizzazione contribuisce a creare un ambiente sereno e rilassato, ma anche perché garantisce una percentuale di saturazione molto più alta e, di conseguenza, un aumento del fatturato.

Andiamo per ordine.

Capire se l’agenda di uno studio odontoiatrico è performante significa in altre parole comprendere se il dentista sta facendo tutto il possibile per semplificare la vita alla tua segretaria in front office.

E per farlo, bisogna considerare quelli che sono gli aspetti più importanti che la segretaria dello studio deve considerare per una migliore gestione dell’agenda.

In particolare, per ogni paziente abbiamo bisogno di 2 informazioni.

Vediamole insieme.

1. Gestione dell’agenda: codice Colore.

Cos’è esattamente il codice colore e a che serve?

Innanzitutto, ci occuperemo di associare un Colore ad ogni paziente.

Attenzione:

il codice non identifica la prestazione clinica che dovrai effettuare con ciascun paziente, bensì indica la situazione contabile del paziente, così come segue:

• Il paziente è alla sua prima visita? Sarà in Verde
• Ha pagato anticipatamente? Gli sarà assegnato il colore Blu.
• Deve saldare in quella seduta? Avrà il colore Arancione
• Il paziente sta rispettando un piano rateale? Gli sarà assegnato il Giallo
• Il paziente è indietro con le rate o ha un insoluto? Colore Rosso

In questo modo la segretaria in Front Office avrà in un colpo d’occhio una chiara visione di che cosa dovrà chiedere al paziente e non andrà in tilt, occupando tra l’altro il tuo tempo con richieste che non sono attinenti alla tua professione clinica.

2. Conferma dell’appuntamento

Fatto ciò, non basta conoscere la situazione contabile del paziente.
Hai infatti bisogno di sapere se l’appuntamento con ciascun paziente è stato confermato o meno.

Pertanto, è indispensabile ottimizzare questo processo.

Ti illustro ora la tecnica che utilizziamo all’interno dello studio dentistico D’Amelio a Mestre (VE).

Una volta fissato l’appuntamento, utilizziamo la Tecnica del Doppio Richiamo per avere una doppia conferma da parte del paziente.

Ti sembra un processo dispendioso?

In realtà, è esattamente il contrario.

Si tratta infatti di una tecnica completamente automatizzata, perché viene svolta interamente da un CRM, ovvero un software apposito che spedisce automaticamente i richiami tramite WhatsApp.

• Ora, se il paziente ha confermato, la segretaria inserirà semplicemente la conferma dell’appuntamento in agenda.
• Se invece il paziente non ha risposto a uno solo dei due messaggi sarà chiamato.
• Se non risponde neanche alle chiamate, gli verrà mandato un messaggio in cui gli si comunica l’annullamento dell’

Riepilogando in breve, un’agenda ottimizzata e performante deve avere queste 2 informazioni per ciascun paziente:

• un codice colore assegnato per la sua situazione contabile
• la conferma o meno dell’appuntamento nella data prevista.

In questo modo, la segretaria in Front Office non dovrà impazzire andando alla ricerca delle informazioni ed eviterà inoltre di occupare il tuo tempo con richieste non inerenti alla tua professione clinica.