L’importanza di avere un back office in uno studio odontoiatrico: le mansioni
Nell’articolo precedente abbiamo parlato della figura del back office, che in pochi conoscono e in molti sottovalutano.
Si tratta in realtà di una figura non solo necessaria, ma cruciale se stiamo parlando di far decollare uno studio dentistico.
Nella gestione dello studio, infatti, una figura come quella del back office ti assicura, in breve, di avere i conti sempre a posto, avendo il pieno controllo di entrate e uscite.
Ma non solo…
Ecco alcune delle mansioni svolte dalla Back Office che ti coprono le spalle e, di fatto, ti permettono di dormire sonni tranquilli come titolare di uno studio odontoiatrico.
Abbiamo detto che la back office è cruciale per far quadrare i conti dello studio, ma di fatto le sue mansioni non si fermano qui.
Difatti, appena assumi una back office, noterai immediatamente che tutta la segreteria funziona meglio, anche il front office.
Come mai? Te lo spiego con qualche esempio.
Se gestisci una struttura complessa con molti riuniti, hai bisogno di più segretarie in front office. Ma se così non fosse (studi fino a tre o quattro riuniti), una front ed una back office sono più che sufficienti.
È quindi fondamentale che nello studio anche la back office conosca i protocolli basilari della front office: sappia come dare un appuntamento, come fare una fattura, ecc.
Questo torna molto comodo anche in caso di malattia della front office: la back office si occuperà del suo ruolo e lo studio potrà continuare ad andare avanti.
Nel nostro modello di gestione c’è una sola figura, all’interno di tutto lo studio, che gestisce l’uscita di capitali dalle casse della SRL: la back office.
È proprio lei che si occupa di tutti i pagamenti.
Ogni ASO segna in un’apposita tabella i materiali da ordinare. Una di loro, da me nominata come responsabile, effettua gli ordini rispettando un preciso budget mensile. Il materiale arriva allo studio e sarà proprio la back office ad effettuare il pagamento e a controllare che i budget mensili di spesa vengano rispettati.
Le fatture che arrivano dai fornitori non vengono pagate appena arrivano, ma alla scadenza delle stesse, che solitamente sono a trenta giorni.
Il nostro modello di gestione punta a massimizzare la liquidità presente in cassa.
È proprio per questo che vogliamo che la massima parte delle entrate arrivi a noi anticipatamente, mentre paghiamo i nostri fornitori “posticipatamente” alla scadenza della fattura.
La nostra back office ha fra le sue mansioni quella di interfacciarsi con banche, commercialista, avvocati e consulente del lavoro.
I rapporti con il commercialista sono i più frequenti e importanti.
Nel nostro studio abbiamo optato per una tenuta della contabilità interna: in altre parole, siamo noi che registriamo le fatture che normalmente passerebbero al commercialista.
A quest’ultimo è lasciato il compito di correggere eventuali errori della back office.
Abbiamo optato per la registrazione interna delle fatture perché ci permette di tenere sotto controllo in modo puntuale entrate ed uscite della SRL.
Per conoscere e gestire in modo puntuale tutti i numeri della società, avevo bisogno di una nuova dipendente che incasellasse questi dati in tabelle Excel.
Ho richiesto alla back office di registrare ogni fattura e ogni prodotto al suo interno nelle nostre tabelle e parallelamente di registrare la fattura presso l’Agenzia delle Entrate.
Questo meccanismo ci permette di abbassare le spese relative al commercialista, ma ci tengo a precisare che non è questo risparmio a motivare la scelta della tenuta interna della contabilità.
Il concetto è diverso: realizzare tabelle di bilancio, interne allo studio, è fondamentale e, per averle, devo assumere e formare un dipendente che se ne occupi.
A questo punto, visto che le fatture da cui prendere i dati sono le stesse, la back office può serenamente occuparsi anche della loro registrazione presso l’Agenzia delle Entrate.
Le mansioni della back office non sono di certo finite qui, ma per il momento mi fermo.
Se non vuoi attendere l’uscita di un nuovo articolo per capire in che modo può esserti utile la Back Office e, soprattutto, se vuoi conoscere il metodo esatto per implementare questa figura all’interno del tuo studio, passando per tutti quei miglioramenti necessari per raddrizzare il tiro con la gestione del tuo studio, entra in Dentista Imprenditore.
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