I 10 segreti dell’HR Management

I 10 SEGRETI DELL’HR MANAGEMENT

Caro Collega, ora inizieremo una serie di articoli dove ti presenterò, man mano, i 10 passi che hanno stravolto la nostra gestione dello Staff: i 10 segreti dell’HR Management.

1. il mansionario
2. come selezionare un nuovo dipendente straordinario
3. come scegliere e gestire collaboratori odontoiatri ed igienisti
4. come pagare un collaboratore
5. incentivi: si o no?
6. le responsabilità
7. la gestione delle buste paga
8. gli straordinari
9. il “pranzo della sfiga”
10. come licenziare un dipendente

Iniziamo insieme a vedere “Il Mansionario”

1. Il mansionario

Sento già Toni che esclama: «Scrivere un mansionario? Ma sei scemo? Guarda che faccio il dentista, non scrivo scartoffie.»

Toni ha ragione, ma considera il mansionario solo come il documento in cui elencare i compiti del dipendente. Una definizione come questa è riduttiva, perché mancano due cosette fondamentali che rendono utilissimo questo documento:

• la scala delle priorità fra le mansioni da svolgere
• gli obiettivi che ci si aspetta dal dipendente

Ora ti spiegherò anche come redigerlo, o meglio, farlo redigere.

La parte più noiosa e lunga del processo è scrivere ogni attività che deve svolgere il dipendente. Poniamo, ad esempio, che tu debba scrivere il mansionario di una segretaria front office. Le prime cose che ci vengono in mente sono: dare appuntamenti, rispondere al telefono, richiamare i pazienti che hanno l’appuntamento. Sono sicuro, però, che qualche mansione ti sfuggirà. È il lavoro della segretaria, non il tuo. È proprio per questo che l’elenco dei loro compiti lo delego direttamente al dipendente.

La frasetta magica?

«Scrivi su un file Word l’elenco di tutte le tue mansioni: scrivi per prime quelle che fai più spesso e ricordati di associare ad ogni attività il tempo che mediamente le dedichi ogni giorno.»

Cosa non puoi assolutamente delegare? La scala delle priorità e gli obiettivi mensili.

Questi due punti sono validi soprattutto per la segreteria e meno per le assistenti.

Le attività più importanti di una front office sono:

• il paziente che ha davanti (accoglienza, dare appuntamento, far firmare consensi, ecc.)
• rispondere al telefono
• effettuare i richiami dei pazienti in agenda

La segretaria si trova davanti un paziente a cui deve dare l’appuntamento. In quel momento squilla il telefono e le viene in mente che deve assolutamente confermare un appuntamento di dopodomani. Cosa fare per primo? Qual è la priorità?

La priorità va data al paziente che hai davanti, poi c’è il telefono che suona (la chiamata va girata alla back office o il paziente dovrà essere richiamato), le conferme degli appuntamenti sono al terzo posto.

Questo documento è fondamentale perché spiega al dipendente non solo quali sono i suoi compiti, ma anche l’ordine in cui eseguirli e soprattutto il perché deve svolgerli.

“Partire dal perché” di Simon Sinek è un libro che consiglio in quanto pone l’accento sull’importanza di conoscere e saper spiegare le motivazioni, i “perché”, che spingono noi e i nostri sottoposti ad agire.

Sarà proprio questo aspetto che analizzeremo adesso:

• perché la segretaria deve dare appuntamenti?
• perché deve fare i richiami degli appuntamenti già dati?
• perché deve rimpiazzare i buchi in agenda?
• perché l’agenda deve essere sempre piena?

In altre parole: qual è il suo obiettivo?

Il suo obiettivo è saturare l’agenda e renderla produttiva.

A questo punto tu potresti chiedermi nuovamente: e perché?

Perché se l’agenda è satura e produttiva e tutti i pazienti pagano, lo studio va alla grande.

In sintesi, il mansionario permette ai dipendenti di sapere come svolgere bene il proprio lavoro e fa capire quali sono gli aspetti che il datore di lavoro considera più importanti.

Per oggi abbiamo “finito”, ma le cose da imparare sono ancora tante!
Ci vediamo nel prossimo articolo dove parleremo di “Come selezionare un nuovo dipendente straordinario”, e vedremo il secondo dei 10 Segreti dell’HR Management.

Alla prossima!