Quali requisiti deve avere la segretaria del tuo studio dentistico? Scopri l’importanza di abilità comunicative, gestionali e amministrative Segretaria dello studio dentistico che requisiti deve avere. 

Prima di assumere una segretaria per il tuo studio dentistico, devi avere ben chiaro che requisiti deve avere.

Gentile, sorridente, veloce e organizzata: si, ma non basta.

Facciamo una premessa importante: in una gestione evoluta dello studio le segretarie devono essere almeno due, una al front office e una al back office. Il numero delle impiegate addette a questi ruoli deve crescere proporzionalmente al numero di riuniti che possiedi.

La segreteria front office deve occuparsi dell’agenda e dei pazienti mentre tutte le funzioni amministrative vengono delegate alla segretaria back office.

Bando alle obiezioni sul costo di due segretarie al posto di una perché, come ti ho già spiegato nel mio libro e nel mio articolo sull’organizzazione del front office, la distribuzione delle mansioni non farà che accrescere in modo esponenziale la tua produttività e quindi il tuo guadagno.

Questa distinzione di ruoli implica requisiti diversi tra le figure. Ti spiego cosa valutare e come scegliere la segretaria adatta a ciascun ruolo, soffermandomi sulle capacità principali che ciascuna deve possedere.

 Abilità comunicative

Le abilità comunicative sono requisiti fondamentali ovunque si parli di lavoro in team, su questo non c’è dubbio.

Fondamentali per la comunicazione interna ed esterna allo studio dentistico, le doti comunicative sono essenziali per:

• trasmettere competenze;
• rendere fluido il lavoro;
• eliminare malesseri;
• chiarire malintesi;
• essere persuasivi;
• essere portavoce dell’identità dell’azienda.

Mi dirai: <<Benissimo, Amanda, la mia segretaria è esattamente così. Tratta coi fornitori senza problemi, non ha mai scontri con le assistenti ed è gentilissima coi pazienti.>>

Capirai bene che, se ciò a cui devi dare priorità è la saturazione dell’agenda, non puoi sottovalutare tra i requisiti le abilità comunicative della tua segretaria front office, che, per quanto mi riguarda potrebbe anche non sapere come si stila un DdT, ma deve saper comunicare, ascoltare e persuadere i pazienti affinché acconsentano a:

• piano di trattamento;
• preventivo;
• appuntamento nella data scelta dalla segretaria.

Credimi che la sua capacità comunicativa è uno dei requisiti che può cambiare le sorti del tuo studio dentistico oltre che migliorare l’intero flusso di lavoro.

Abilità gestionali

Altra cosa sono le abilità gestionali, uno tra i requisiti parimenti necessari sia nella figura di front che di back office.

La prima ne ha assoluto bisogno per gestire l’agenda dello studio dentistico. Il che non significa semplicemente farcirla in modo che tu non abbia respiro e torni a casa stravolto, dopo aver visto 12 pazienti per 45 minuti ciascuno nella stessa giornata. La capacità gestionale della tua segretaria front office sta nell’organizzare gli appuntamenti, facendo in modo che la produttività cresca e le spese restino contenute, senza privare di qualità il tuo servizio.

<<Facile!>> penserai, mentre cerchi di scoprire da dove nasca la mia passione per l’utopia.

Invece, no, non è utopia. Questo è possibile se la segretaria sa gestire l’agenda ottimizzando 

tempo e materiale grazie ad appuntamenti lunghi che corrispondono in termini pratici a:

• aumento della produttività;
• eliminazione dei tempi morti;
• dimezzamento del consumo di materiale monouso.

Nel mio articolo sulla gestione dell’agenda dello studio dentistico trovi molti spunti su come migliorare la tua produttività grazie alla capacità della segreteria di fissare appuntamenti lunghi. 

Ma le abilità gestionali devono anche essere uno dei requisiti del back office, che ha come obiettivo proprio il controllo delle spese affinché il tuo bilancio sia attivo e in continua crescita.

A lei spettano tutte le mansioni amministrative:

• contabilità;
• verifica delle giacenze;
• ordini.

L’ottima gestione amministrativa è ciò che, insieme al volume di pazienti paganti, tiene in equilibrio i tuoi affari e nei tempi stabiliti ne scandisce le fase di crescita.

Altrimenti detto: se le tue segretarie non hanno tra i loro requisiti abilità gestionali, tu ti trovi a passare 10 ore al giorno in studio e nel weekend a stento ti alzi dal divano. Se le posseggono, hai buonissime speranze di non mancare alla tua partita serale di padel e riuscire a mantenere intatto anche il rapporto con tua moglie.

Abilità amministrative

Le capacità amministrative, invece, sono uno dei requisiti essenziali che non possono mancare al back office del tuo studio dentistico.

Poco importa se la tua segretaria che si occupa di amministrazione è meno solare e autoritaria del suo corrispettivo che si prende cura dei pazienti.

Ciò che è fondamentale è che adori numeri, carte, documenti, che abbia una precisione meticolosa per l’archiviazione dei dati contabili e sappia gestire tutte le procedure e gli adempimenti fiscali e tributari. Per me è una sorta di alieno, ma è lei che mi salva la vita a fine mese e le sono immensamente grato, soprattutto quando nel bilancio di fine anno vedo che è riuscita a far crescere il mio business.

Il suo sapere gestire bene spese, acquisti, fornitori, commercialista, consulente del lavoro e banche ne fa la persona di fiducia a cui affidi il tuo capitale e grazie a cui riesci a capire quanto entra e quanto esce ogni mese e quanto puoi permetterti di ricavare su ciascuna prestazione.

Certamente i suoi requisiti devono comprendere anche un po’ di capacità relazionali, poiché è lei a rispondere alle chiamate nel momento in cui la segretaria front è impegnata con un paziente, ma ciò non può precludere i requisiti essenziali per l’ottima amministrazione del tuo studio dentistico.