Quali aspetti la segretaria deve considerare nell’organizzazione dell’agenda? Aumenta la produttività con la gestione dell’agenda.
Quali aspetti deve considerare la segretaria nell’organizzazione dell’agenda
Visto che la segretaria ha in mano le sorti del tuo business, voglio spiegarti quali aspetti deve considerare nell’organizzazione dell’agenda per aumentare la produttività.
Come già detto, aumento della produttività e saturazione dell’agenda vanno di pari passo.
Quando hai una settimana fitta di appuntamenti stai producendo alla grande. Quando nella tua agenda si sommano buchi e cancellazioni sei nella merda. Spero di essere stato abbastanza chiaro.
Torniamo a lei, la segretaria che, se ben formata, può far funzionare le cose alla perfezione. Dalla sua organizzazione dell’agenda dipende il tuo giro d’affari.
Ecco quali aspetti devi insegnarle a considerare quando prende un appuntamento:
Analizziamoli uno ad uno.
Tempi
I tempi sono uno degli aspetti fondamentali da considerare quando si prende un appuntamento.
L’organizzazione dell’agenda non deve comportare la fine fisica e mentale dell’odontoiatra che tra un buongiorno e una fresa si fuma le ore.
I tempi degli appuntamenti devono essere gestiti in modo da ottimizzare energie e costi.
Come? Con:
Cosa intendo con sedute lunghe? Da almeno un’ora e mezza, e anche meglio se da 2 ore. Per lavori particolarmente complessi, come gli impianti protesici, puoi prenderti anche un’intera mattinata.
Prima di obiettare che i tuoi pazienti 2 ore alla poltrona non le reggono, ti prego di fare almeno qualche valutazione e vedrai che i tuoi pazienti si troveranno benissimo.
Partiamo proprio dal punto di vista del paziente. Odontofobici (trattati in sedazione) e super impegnati generalmente preferiscono vederti il meno possibile. Nulla di personale, ma si sa che il dentista per molti è più simpatico a pranzo che alla poltrona.
Prova ad immaginare una mamma con figli e lavoro. Credi che sia una cosa facile per lei trovare l’incastro perfetto per liberarsi dagli impegni e percorrere anche 20 minuti di strada all’andata e 20 al ritorno per raggiungere il tuo studio?
Se concentri il trattamento in un’unica seduta anziché farla venire tre volte solo per una canalare, non farai che renderla felice.
Idem per il paziente odontofobico. Sarà molto più sollevato se con un’unica seduta lunga, magari in sedazione, o comunque nel minor numero possibile di sedute prolungate riesci a eseguire il trattamento. Si risparmierà lo stress pre visita e se la caverà con un’anestesia e una diga .
Ora vediamo quali aspetti della tua organizzazione miglioreranno con la scelta di un appuntamento lungo in agenda:
Se per un’otturazione mi prendo 45 minuti, per due mi basta un’ora. Sei le faccio in due ore.
Mi occupo di anestesia, pulizia delle cavità, otturazioni in una sola volta. Immagina quando con la stessa modalità fai protesi: la produttività del tuo studio aumenterà in modo sostanziale.
Capisci come gli appuntamenti lunghi cambino incredibilmente la tua gestione dei tempi?
In questo modo riduci drasticamente anche i tempi morti dedicati a riordino, pulizia e preparazione del riunito: aspetto importantissimo se ti trovi con un operatore alle prime armi. Ti consentirà di recuperare possibili ritardi presi a causa della sua lentezza nell’esecuzione.
Pensa poi al monouso. Se anziché un ricambio continuo di pazienti, hai davanti a te lo stesso paziente per almeno 2 ore, quanto monouso risparmi: come minimo la metà se non addirittura ⅓, ovvero qualche migliaio di euro risparmiati in un anno. Non credo serva aggiungere altro a parte un grazie da parte dell’assistente che non dovrà pulire e preparare il campetto una volta di più.
Se tra gli aspetti da considerare nell’organizzazione dell’agenda la tua segretaria front office sa anche di dover inserire, quando possibile, più branche odontoiatriche nello stesso appuntamento, i tuoi tempi saranno ancora più ottimizzati.
Vediamo un caso comune:
Il piano di cura paziente comprende un impianto, la canalare di un premolare ed un’otturazione.
La prassi vede molti colleghi dare tre appuntamenti separati, se non addirittura quattro.
Nel nostro modello di gestione diamo un unico appuntamento da due ore.
Mi dirai: “come risolvo il problema del tempo perso nel cambiare tutti gli strumenti e dell’avere un campetto operatorio complesso, quando per un’otturazione mi bastano pochi strumenti?”
L’organizzazione è alla base del nostro lavoro. Se ti organizzi, tutto scorre in modo lineare.
Per facilitare l’assistente nel cambio strumenti, nel mio studio abbiamo trovato una soluzione che funziona benissimo:
Grazie ai kit, il campetto operatorio viene preparato più velocemente ed in modo più preciso.
Ecco che kit di strumenti prepariamo nel nostro studio:
I mobili e servomobili devono essere tutti uguali per ogni riunito: stessa forma e stesso numero di cassetti, riempiti con i medesimi strumenti per ogni riunito.
È un modo semplice per semplificare il lavoro delle assistenti. A loro basterà aprire i cassetti per lavorare in modo veloce e automatizzato a prescindere dal riunito in cui si trovano. Se poi etichetti ogni cassetto contrassegnandolo con gli strumenti che contiene, il suo lavoro sarà ancora più semplice.
Durata trattamento
Per un’ottima organizzazione dell’agenda, la segretaria deve considerare i vari aspetti relativi alla durata del trattamento.
Quando il trattamento prevede più sedute, alcuni pazienti riescono a trasformare l’agenda odontoiatrica in un loop senza fine di rinvii e cancellazioni.
Al di là di portarti via la pazienza, questa cosa ti priva anche un sacco di tempo e denaro: produttività che va a farsi fottere.
Per prassi le segreterie tendono a dare tutti insieme gli appuntamenti dei trattamenti lunghi: un filotto di 4 sedute che pare debbano essere segnati per proforma, intanto sappiamo già che uno di questi salterà alla prima partita di basket del figlio della paziente.
Per evitare che questo accada conviene rinunciare all’immagine dell’organizzata lungimiranza e lasciar prevalere un’organizzazione vera e propria che non concede deroghe, o almeno le riduce. Con quest’obiettivo ho incaricato il mio front office di fissare solo un appuntamento alla volta.
I vantaggi? Almeno 3:
Innanzitutto l’agenda rimane libera per le prime viste della settimana successiva o per inserire urgenze entro massimo 2 giorni, senza rischiare di non poterle soddisfare in tempi brevi.
In secondo luogo vedrai ridurre drasticamente le cancellazioni. Quando dai più appuntamenti, magari anche brevi, il paziente si sente legittimato a saltarne uno, facendoti scalare i tempi del trattamento e incasinando l’agenda alla povera segretaria che dovrà rimettere mano al suo tetris di protesi, igieni e canalari.
Una considerazione in più: riduci al minimo indispensabile i controlli. Accorpali alla seduta di un’altra branca o all’igiene, perché sai benissimo che nessun controllo durerà mai 5 minuti. Ti causerà solo ritardo e per di più senza fatturato.
Collaboratori
Tra gli aspetti già elencati, anche i collaboratori sono da considerare nell’organizzazione dell’agenda.
Alla gestione dei collaboratori ho dedicato un capitolo del mio libro, ma qui voglio essere stringato.
Un’organizzazione agile prevede una pianificazione del lavoro in modo che la segretaria riesca a chiudere eventuali buchi con facilità.
Come è possibile?
Grazie a protocolli precisi nella selezione e gestione dei collaboratori, che devono essere:
È molto meglio avere pochi collaboratori che lavorino molti giorni nel tuo studio, piuttosto che un giro costante di dentisti e igienisti. Questo fa si che si leghino alla struttura e imparino a lavorare secondo la nostra organizzazione.
Devono anche essere in grado di gestire più branche odontoiatriche. In questo modo per la segretaria sarà più semplice riempire i buchi. Esempio? Se al collaboratore ortodontista saltano due appuntamenti di ortodonzia, la segretaria potrà rimpiazzarli con otturazioni, cure canalari o estrazioni semplici.
Capisco bene che non sia semplice cambiare gli accordi presi coi collaboratori da una vita, ma è uno scoglio da affrontare se vuoi vedere il tuo studio decollare.
Sede:
Via Andrea Costa, 19
30172 Venezia VE