La leadership odontoiatrica incide sulla gestione del personale. Scopri come applicarla al concetto di responsabilità totale e all’HR management
La leadership odontoiatrica incide fortemente sulla gestione del personale.
Ovvero, se non hai le palle per gestire te stesso, figuriamoci come te la vedi con 4 o 5 individui tra dipendenti e collaboratori!
Toni, il mio alter ego burbero (un giorno mi maledirà per quante gliene dico), ha trasformato il suo ufficio in un’intoccabile sala degli scettri, in cui la segretaria entra in punta di piedi e ne esce con gli occhi rivolti al cielo.
Capisci bene che questo atteggiamento non favorisce il suo rapporto con lo staff, la sua volontà di motivarlo e far sentire tutti come parte del team.
Questo dovrebbe chiarire la differenza tra leadership odontoiatrica e vano autoritarismo.
Io non dico che tu debba essere una sorta di Dr House, ma almeno un po’ di empatia potresti sfoderarla.
La leadership si emana attraverso una buona gestione del personale, che va oltre l’organizzazione e il dimensionamento dello staff alle esigenze dello studio, ma si traduce nel punto 1 delle 6 basi dell’Human Resources Management, la responsabilità totale.
Il concetto di responsabilità totale è il principale cardine della gestione del personale e della leadership odontoiatrica.
Per sentirmi un po’ uno stratega con le palle, nel mio libro cito una frase di Jocko Willink, ex ufficiale dei Navy SEAL, che riassume perfettamente il concetto: “Non esistono team mediocri, ma solo leader mediocri”.
In altre parole, se sei il leader hai la totale responsabilità sul comportamento tuo e dei tuoi dipendenti.
Sei tu che comandi? Hai responsabilità totale dell’andamento dei tuoi affari.
Ma le tasse… il deficit finanziario… l’odontotecnico inaffidabile… la segretaria con la mamma ricoverata… Ferma l’escalation delle scuse e prendi in mano il timone della tua nave, perché dove c’è un problema esiste una soluzione, almeno finché parliamo di semplici procedure di lavoro. Per il resto purtroppo non siamo onnipotenti.
La tua responsabilità ricade su tutta la gestione del personale.
Una forte leadership odontoiatrica prevede una sequenza di passaggi essenziali nella gestione dello staff, che consiste nel saperlo:
Tutto quel che accade nel suo percorso dipende queste tre azioni di cui sei tu responsabile.
Ti porto un esempio. Mettiamo che un tuo collaboratore faccia male le otturazioni, e, come, ormai avrai capito, la responsabilità è tua. Andiamo ora ad analizzare le possibili cause della tua colpa:
Può anche essere che tu questi passaggi li abbia fatti alla perfezione e la tua responsabilità sia molto più profonda. Potresti aver valutato in modo errato la persona che hai scelto e in tal caso è errore tuo se non te ne liberi al più presto.
Ma torniamo all’ipotesi più rosea, ovvero che tu abbia con te un dipendente che, come tutti gli esseri umani commette errori e deve essere formato meglio.
Fermati sempre a valutare in cosa potresti aver sbagliato:
Ti faccio ora un esempio a lieto fine.
Da protocollo stabilisci che il paziente deve pagare anticipatamente, a rate o con finanziamento. Arriva un paziente che sembra essere sordo alle richieste di pagamento: fa una seduta e va via senza pagare; fa la seconda e lascia lo studio davanti a una segretaria disarmata che non sa più come richiedere il pagamento. La stessa ti informa subito e tu, che solitamente controlli la situazione contabile dei pazienti una volta a settimana, questa settimana non lo fai.
Controlli solo la settimana seguente e vedi che la paziente ha avuto 800€ di trattamenti senza tirare fuori un soldo. Inutile dire che sei incazzato come una iena, ma con chi?
Toni, il mio infrangibile amico dentista, se la prende di sicuro con la segretaria. Io mi controllo anche se vorrei tirare giù una parete e realizzo che la colpa di tutto questo casino è solo mia, perché non ho controllato al momento giusto e ho fatto sì che il debito crescesse.
Come andrà a finire con la paziente non importa molto ora, ma ti rendi conto di come inevitabilmente una leadership forte debba essere in grado di controllare tutte le dinamiche dello studio?
E ammettiamo pure che la colpa sia tutta della segretaria, cosa che potrebbe accadere in circostanze particolari. Cosa facciamo? La lapidiamo davanti alle colleghe?
Personalmente ho imparato molto da mio padre, che con me e con tutti i suoi collaboratori ha sempre adottato un approccio molto sensibile e costruttivo. Mi ha insegnato che per redarguire ci vuole innanzitutto privacy, accompagnata da 3 azioni:
Introduci l’ammonizione con un complimento, per esempio così: “Trovo che tu abbia davvero un bel modo di interagire coi pazienti, ma potremmo vedere insieme come organizzare meglio l’agenda, per rendere il tuo lavoro davvero perfetto.”
Nelle settimane seguenti monitora la situazione per essere sicuro che il tuo discorso stia dando frutti. Se non fosse così, addio e avanti la prossima, perché la leadership odontoiatrica prevede anche risolutezza quando occorre.
Questo tipo di atteggiamento deve trasparire da subito col personale. Come e quando assumere una nuova dipendente richiede leadership e buone capacità di gestione. Significa che innanzitutto devi analizzare cosa ti spinge all’assunzione.
Tra le più comuni:
Chiarito il caso, accertati di poterti permettere un nuovo assunto, facendoti aiutare dal tuo commercialista e, se l’esito è favorevole, avvia le selezioni.
Tanti auguri.
Sappi che ogni nuova candidata ha la possibilità di rivoluzionare positivamente lo studio o di distruggerlo completamente. Saranno le tue doti di leadership e capacità di gestione del personale a guidarti nella scelta. E visto che non sei infallibile, cerca una potenziale dipendente straordinaria, almeno il tuo margine di errore di regalerà alla peggio una dipendente bravina.
In una selezione anni 80, avvenuta in un breve giro di telefonate coi colleghi e la scelta per la più figa tra le uniche due arrivate a colloquio, ti troveresti sul groppone una possibile bomba ad orologeria cui assegnare indistintamente compiti in zona clinica e in segreteria.
Fortunatamente oggi le cose vanno un po’ meglio e, senza arrivare a spremerci le meningi su leadership odontoiatrica HR management, l’esperienza ci dice di valutare bene chi ci mettiamo in casa.
Come?
Innanzitutto, devi conoscere con precisione i flussi di cassa del tuo studio per stabilire che tipo di dipendente assumere (stagista, figura junior, figura senior). Ho elaborato delle tabelle per facilitare i tuoi calcoli.
Passiamo all’annuncio: il testo dell’annuncio è fondamentale. Deve motivare il potenziale dipendente e distinguersi dagli altri. Devi metterci professionalità, emozione, eventuale percorso di formazione offerto e un breve accenno alle mansioni da svolgere. Eventualmente puoi aggiungere se hai esigenze speciali: automunito, domicilio vicino o altro. Infine specifica le modalità di invio candidatura.
Anche un pizzico di simpatia, non guasta.
Importantissimo: se possibile evita l’anonimato. L’interessato vuole sapere chi sei, cercare referenze e arrivare da te motivato e preparato. Puoi anche inserire una foto di gruppo dello staff.
Arriva il momento dell’analisi dei CV.
Si amico mio, i CV te li devi leggere tutti.
Come scremare?
Uno dei parametri che utilizzo è la distanza fra il luogo di residenza e lo studio, che col tempo può incidere sull’entusiasmo del dipendente. Diciamo che al massimo concedo una distanza di 20 minuti.
Finalmente arriva la fase del colloquio, in cui tu puoi iniziare a rivelare un po’ della tua leadership odontoiatrica e il candidato/a ha 45 minuti per la gestione di risposte da cui tu trarrai la tua prima impressione.
Per prima cosa accertati che chi hai davanti sia consapevole del suo futuro ruolo e fornisci tutti i dettagli in merito alla retribuzione.
Ti consiglio di prepararti un canovaccio di domande attraverso cui delineare il suo profilo. Io ne ho redatto una lista davvero lunga, ma è ovvio che se dopo le prime domande aperte, capisco che il candidato non fa al caso mio, lo scarto senza andare oltre. Se, invece, ritengo sia il caso di proseguire, vado pesante, indago le minuzie, perché nulla mi deve sfuggire di colui o colei a cui sto per affidare parte del mio lavoro.
Ti faccio un esempio:
Quando la candidata ti dice: “Eh, ho avuto un contrasto con una collega…” , tu non puoi accontentarti. Scandaglia, fatti spiegare. Non vorrai mica portarti a casa una semina zizzania!
Insomma, sonda tutto:
Scusa, dimenticavo, il fatto che sia alta 1,80, abbia la quarta e due occhi da gatta non significa che sia anche brava. Lo dico perché la maggior parte dei dentisti è uomo!
Anche la pietà non è un gran motivo per assumere qualcuno, quindi via anche le quarantenni che cercano lavoro da 20 anni. Se nessuno le ha prese, un motivo ci sarà.
Durante tutta questa fase lascia liberamente emergere la tua leadership odontoiatrica e la tua modalità di gestire il personale.
Chi sta per lavorare con te, deve sapere dove si troverà e tu hai diritto di inserire nel tuo studio, creato con sacrifici e sudore, solo il miglior personale possibile, capace di dedicarsi in modo eccezionale alla tua attività.
Sede:
Via Andrea Costa, 19
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